RPA және құжат айналымын автоматтандыру: не, қанша тұрады

RPA — бұл процестерді роботтандыру: бағдарлама, ол бағдарламалар мен сайттарда адамның әрекеттерін қайталайды. Ол поштаны ашады, құжатты жүктейді, деректерді есеп жүйесіне енгізеді, хат жібереді және мұны кесте бойынша, демалыссыз да шаршаусыз жасайды. Бизнес үшін бұл қызметкерлердің күнделікті сағаттарын жеп қоятын қолмен көшіруден құтылудың тәсілі.

RPA нені жақсы істейді

• Бір қолданбадан екіншісіне адам қатыспай-ақ деректерді көшіру.
• Бірнеше дереккөзден кесте бойынша есептерді жинау.
• Кіретін хаттар мен өтініштерді өңдеу: оқу, сыныптау, папкаларға бөлу.
• Анықтамалар мен қалдықтарды кесте бойынша жаңарту.
• Мерзімдер мен шарттарды бақылау: шарт толтырылған және қол қойылған ма деп тексеру.
• Көп мөлшердегі бірдей әрекеттерді орындау: каталогты жүктеу, бағаларды жаңарту.

RPA қайда бұзылады

Классикалық роботтар қатаң сценарий бойынша жұмыс істейді және құжат танымас болса, бұзылады: басқа форма, басқа макет, электрондық файлдың орнына скан. Бұрын мұндай дегеніміз осындай процестерді автоматтандыру мүмкін емес деу еді. Тану моделдерінің пайда болуы жағдайды өзгертті: робот алдымен құжатты түсінеді, стандартты емес болса да, содан кейін ғана ережелер бойынша әрекет етеді.

Қандай процестерді роботқа тапсыруға тиімді

Енгізу қанша тұрады

Құны сценарийлер саны мен интеграциялар күрделілігіне байланысты. Бір дереккөзі бар қарапайым процесс 750 000 – 2 000 000 ₸ аралығына сыйды. Құжаттарды тану, маршруттау және бірнеше жүйе қамтитын кешенді жоба — 2 500 000 ₸-ден 7 500 000 ₸-ге дейін және одан жоғары. Қолдау әдетте жоба құнының жылына 15–25% құрайды: құжат формалары мен жұмыс ережелері өзгергенде роботқа түзету керек болады.

Енгізу қалай өтеді

1. Процестің қазіргідей сипаттамасы: кім не істейді, қанша уақыт алады, қайда қателер шығады.
2. Автоматтандыруға арналған сценарийлерді таңдау: қайталанатын және шығармашылық шешім қажет етпейтіндер.
3. Жобалау: қандай жүйелер қатысады және қай жерде тану модулі керек екенін анықтаймыз.
4. Әзірлеу және нақты құжаттарда, стандартты емес жағдайларды қоса сынау.
5. Жұмысқа іске қосу, алғашқы апталарды бақылау және сценарийлерді түзету.
6. Құжаттаманы беру және процеске жауапты қызметкерлерді оқыту.

Үш жиі қате

• Тұрақсыз процесті автоматтандыруға тырысу: алдымен жұмыс ережелері туралы келісу керек.
• Қолдау жоспарының болмауы: құжат формалары өзгереді, ал түзетілмеген робот қателе бастайды.
• Робот талдаушыны алмастырады деген күту. Ол ережелер бойынша әрекет орындайды, ал шешім мен ерекше жағдайлар адамдарда қалады.

Жиі қойылатын сұрақтар

RPA қызметкерлерді алмастырады ма

Ол адамдарды емес, операцияларды алмастырады. Қызметкерлер қолмен деректер көшіруден тоқтап, тексерумен, клиенттермен сұйбаттасумен және тәжірибе мен пайым талап ететін шешімдермен айналысады. Кіші компанияларда бұл көбіне бір адамның бұрын үш адамды талап еткен көлемді босата алатынын білдіреді.

Есеп жүйелерін ауыстыру керек пе

Әдетте жоқ. Робот сіздің қолданыстағы жүйелеріңізбен олардың қалыпты интерфейстері арқылы жұмыс істейді. Есеп жүйесін ауыстыру тек ол техникалық тұрғыдан маңызды процесті автоматтандыруға мүмкіндік бермеген жағдайда ғана мәнді, ал бұл салдарды бағалау керек бөлек әңгіме.

Робот деректерді көшірумен айналысады, адам шешіммен. Осы бөлініс бапталғанда, бизнес айырбас байқалмайтай етті жұмыс істейді.

Қайдан бастау керек

Бүгін ең көп қолмен уақыт алатын бір процестен бастаңыз. Тегін кеңесте біз оның автоматтандырылу мүмкіндігін бағалап, робот қанша уақыт пен қаражат қайтаратынын көрсетеміз.